La Gestion des Moyens Pédagogiques
avec un logiciel dédié sur mesure.
GMP accompagne la direction des EPLE dans toutes les étapes clés de préparation de l'année scolaire suivante. GMP propose des tableaux de bord fiables d'analyse des données prévisionnelles (DG, TRM) et une automatisation de la gestion de la répartition des services, apportant fiabilité et gain de temps appréciables pour l'équipe de direction.
Ce que fait GMP
Développé en langage VBA et intégré à Microsoft Excel, GMP s'appuie sur une base de données complète (Dotations, Disciplines, Structure, Cours, Professeurs) pour fiabiliser l'ensemble du processus tout en réalisant un gain de temps significatif, notamment lors des périodes chargées de fin d'année. GMP reprend les principes des fichiers Excel usuels de calculs qu'il pourra remplacer progressivement avec toute la sécurité nécessaire.
Paramétrage des niveaux, disciplines, professeurs et cours
Travail indépendant de Pronote, permettant de gérer les données prévisionnelles de l'année suivante.
Dotation Globale (DG)
Mesure les écarts entre besoins pondérés et dotation par niveaux de formation. Calcul automatique des pondérations en fonction des disciplines et des niveaux de formation.
Tableau TRM
Édition du Tableau de Répartition des Moyens. Pour chaque discipline, calculs des besoins pondérés, du taux d'HSA et heures postes, interface de simulation des modifications d'heures postes (Titulaires, BMP, CSR, CSD, STG).
Répartition des services
Affectation précise des services enseignants avec pondérations et HSA. Envoi automatique par mailing.
Sauvegarde automatique
7 jours, 4 semaines, 12 mois et 3 ans d'historique. Restauration possible à tout moment.
Exports Excel
Génération de fichiers de répartition pour les disciplines, copie du TRM et de la DG, export des cours au format Excel pour effectuer des contrôles des cours et servives dans EDT.
Chronologie du travail dans GMP
Le travail dans GMP suit un rythme annuel structuré en trois grandes périodes, chacune correspondant à des objectifs précis dans la préparation de l'année scolaire.
Décembre
Configuration initiale et structure de l'établissement
- Configurer les onglets Niveaux et Disciplines
- Importer la base de données des professeurs depuis Pronote
- Créer les cours réels observés (duplication de cours et de classes)
- Contrôler les besoins avec la réalité de l'EDT
- Pour les années suivantes : mettre à jour la base cours et professeurs
Février
Préparation de la DG, du TRM et du Conseil d'Administration
- Mettre à jour la base des professeurs (postes vacants, temps partiels)
- Adapter les cours en fonction des effectifs prévus et de la stratégie de l'établissement
- Intégrer les dotations horaires prévues par niveau
- Préparer de manière fiable les documents TRM et DG pour validation en Conseil d'Administration
- Calculs détaillés des écarts dotation / besoins avec pondérations fines
- Export des tableaux en Excel pour personnaliser les présentations en CA
Juillet
Répartition des services et EDT
- Modifier les cours selon les évolutions d'effectifs, changements de structure
- Mettre à jour les noms des professeurs après nominations
- Exporter puis importer les fichiers de répartition de services saisis par discipline
- Éditer les services pour chaque enseignant
- Diffuser les répartitions prévisionnelles à l'ensemble des professeurs par mail, pdf ou impressions
- Mettre à jour Pronote pour permettre la création des emplois du temps (EDT)
- Controler les services Pronote avec GMP
Installation et configuration
Le logiciel se présente sous la forme d'un fichier GMP.exe. Placez-le dans le répertoire de votre choix, de préférence sécurisé par une sauvegarde régulière. Il est possible de le déplacer facilement en copiant l'ensemble des répertoires associés.
Procédure de démarrage
Lancer GMP.exe
Double-cliquer sur le fichier GMP.exe depuis son répertoire d'installation.
Valider les avertissements de sécurité Windows
Accepter les messages de sécurité affichés lors du premier lancement de l'application.
Autoriser les macros Excel
Cliquer sur « Activer les macros » dans le bandeau jaune d'Excel. Si les macros ne se lancent pas automatiquement, aller dans Fichier → Options → Centre de gestion de la confidentialité et activer toutes les macros.
Répertoires de l'application
Les répertoires de travail de GMP sont automatiquement créés au premier lancement, à côté du fichier GMP.exe.
Écran de démarrage
L'écran principal de GMP donne accès aux six modules de l'application. Cliquez sur un onglet ci-dessous pour en afficher la description.
DG — Dotation Globale : tableau de synthèse mesurant les écarts entre besoins pondérés et dotation par niveaux de formation. Construit automatiquement à partir des groupes disciplines et des niveaux.
- Calculs automatiques des écarts entre consommations pondérées et dotations par niveau
- Estimations fines de l'utilisation des pondérations
- Possibilité de définir des totaux intermédiaires (LGT, SEP…)
- Gestion des dotations particulières AS, IMP (en négatif)
TRM — Tableau de Répartition des Moyens : interface de décision des moyens à faire évoluer dans chaque discipline. Calcule le taux d'HSA de l'établissement.
- Calculs des apports et besoins pondérés par discipline
- Ajustements des moyens, postes spécifiques, suppression/création de poste, stagiaires, CSR, CSD, BMP, Temps partiels…
- Export Excel disponible pour personnaliser les présentations en Conseil d'Administration
Cours : base de données des cours avec des outils conçus pour une saisie et une modification aisées, incluant des fonctionnalités avancées de filtre et de tri.
- Filtrage rapide par niveau ou par discipline via le menu bandeau
- Tris croissants par n'importe quelle colonne
- Duplication de cours et de classes en quelques clics
- Modification en masse par copier/coller (heures, matières)
- Vérification d'intégrité de la base de données
Profs : base de données des professeurs permettant de visualiser les services réalisés et les HSA en fonction de l'avancement de la répartition.
- Importation depuis Pronote
- Filtrage par discipline, tris croissants ou décroissants
- Gestion des postes vacants numérotés automatiquement
- Gestion des temps partiels, CSR, CSD, PSTG
- Visualisation des services et génération des mailings de répartition
Disciplines : base de données organisée en Groupes Discipline, regroupements logiques pour la répartition de services.
- Création/suppression des groupes disciplines et disciplines
- Tri alphabétique automatique des lignes ajoutées
- Coefficient de pondération ajustable par groupe discipline
Niveaux DG : définit les niveaux de formation correspondant aux catégories de la Dotation Globale, avec la dotation horaire initiale et le coefficient de pondération des cours.
- Saisie des dotations détaillées
- Gestion des pondérations par niveau
- Gestion des listes de classes, groupes et spécialités
- Organisation logique par entités (LGT/SEP)
Disciplines
Le groupe discipline regroupe des professeurs qui se répartissent leurs cours ensemble, même s'ils relèvent de disciplines différentes. La saisie se fait avec le format xxx-xxx.
Le coefficient de pondération
Ce coefficient permet d'affiner le calcul théorique des pondérations par discipline. Il peut être ajusté en fin de période de répartition pour se rapprocher des pondérations réelles.
Niveaux DG
Les niveaux de DG correspondent aux rubriques (ou regroupements de rubriques) de la dotation globale. Ils sont affichés selon l'ordre de saisie et permettent d'éditer le tableau DG.
- Pour chaque niveau : dotation horaire initiale et coefficient de pondération des cours
- Cours de lycée pondérés à 0,1 — le besoin pondéré par professeur ne peut excéder 1
- La colonne « ordre » s'incrémente automatiquement pour un tri plus logique qu'alphabétique
- Pour séparer visuellement des entités comme LGT et SEP, placer un « . » dans le champ « Niveaux DG »
- Les IMP doivent être déduites des dotations et apparaissent donc en négatif
Gestion des Cours
Une fois les paramétrages des disciplines et des niveaux réalisés, la saisie ou la modification des cours peut commencer.
Menus du bandeau
| Fonction | Description |
|---|---|
| Filtre Niveau / Discipline | Affiche uniquement les cours du niveau ou de la discipline sélectionnés |
| Menu principal | Retour à l'écran de démarrage de l'application |
| Base Profs & initialisation | Accès rapide à la liste des professeurs et réinitialisation des données |
| Tris croissants | Tri par n'importe quelle colonne de la base |
| Choix de liste discipline | Affichage par groupe discipline ou par discipline du cours |
| Ajout de cours | Méthode 1 : via le bouton dédié dans le bandeau |
| Vérification d'intégrité | Contrôle de cohérence de l'ensemble de la base de données |
Ajout et duplication de cours
En cliquant sur le crayon de la première colonne, le menu contextuel (ajout méthode 2) permet une saisie rapide. Il est possible de traiter plusieurs lignes de cours en même temps.
Modification des matières et des horaires en masse
La modification par copier/coller des heures et matières s'effectue avec le clic droit. Exemple pour harmoniser les cours d'EMC en 2nde :
Trier par niveau puis par matière
Utiliser les tris du bandeau pour regrouper toutes les lignes EMC de 2nde.
Modifier la première ligne
Saisir les nouvelles valeurs de matière, heures de cours, heures de groupes et nombre de groupes (4 cellules).
Sélectionner les 4 cellules et copier
Clic droit → Copier sur la zone des 4 cellules modifiées.
Sélectionner les lignes suivantes et coller
Toutes les lignes sélectionnées sont modifiées en une seule opération.
Gestion des Professeurs
Menus du bandeau
| Fonction | Description |
|---|---|
| Filtre par discipline | Afficher uniquement les professeurs d'une discipline spécifique |
| Tris | Croissant ou décroissant par discipline ou par nom de famille |
| Base Cours & initialisation | Accès rapide à la base des cours |
| Ajout Prof | Choisir groupe discipline, discipline et numéro de poste vacant si applicable |
Gestion des postes vacants
La liste des professeurs reflète les affectations définitives. Jusqu'en juillet, la base intègre simultanément les professeurs nommés définitivement et les postes vacants.
Actions sur plusieurs professeurs
En sélectionnant plusieurs professeurs via le menu contextuel, il est possible d'accéder à la visualisation groupée des services et de lancer la génération des mailings de répartition en une seule opération.
Dotation Globale (DG) et TRM
Le tableau de Dotation Globale
Le tableau DG est construit automatiquement à partir de la liste des groupes disciplines et des niveaux. Il mesure les écarts entre dotations et besoins et anticipe l'utilisation des pondérations.
- Définir des totaux intermédiaires via une formule : =somme(zone), séparément pour les dotations et les consommations
- Les IMP apparaissent en négatif (déduites des dotations)
- Séparation visuelle LGT / SEP en plaçant un point dans « Niveaux DG »
Le Tableau de Répartition des Moyens
Le TRM est l'interface de décision des moyens à faire évoluer dans chaque discipline. Il calcule le taux d'HSA en fonction de tous les choix effectués.
- Toutes les situations couvertes : postes spécifiques, suppression / création de poste, stagiaires, CSR, CSD, BMP…
- Exemple : en Histoire-Géographie, bilan négatif de 6h pour 2 profs → prévoir un CSD de 9h pour que le nombre d'HSA redevienne positif
- Export Excel disponible pour les présentations en Conseil d'Administration
Paramètres de l'application
Le menu Outils → Paramètres donne accès à la configuration complète de l'application GMP.
| Paramètre | Description |
|---|---|
| Enregistrement automatique | Activer ou désactiver la sauvegarde périodique automatique des données |
| Hauteur des lignes | Définir la hauteur d'affichage des lignes de données dans les tableaux |
| Menus fichiers externes | Activer les menus d'autres fichiers Excel ouverts en parallèle |
| Titre de l'établissement | Modifier le nom affiché sur la page d'accueil de l'application |
| Mot de passe exports | Protéger les fichiers exportés pour empêcher toute modification par les disciplines |
| Paramètres messagerie | Configurer le serveur SMTPS, l'identifiant et l'adresse mail (mot de passe jamais stocké) |
| Réinitialisation | Réinitialiser l'ensemble des calculs en cas de besoin |
Configuration de la messagerie (Mailing)
Saisir en fonction de l'académie le nom du serveur SMTPS, l'identifiant de messagerie (non visible dans l'application) et l'adresse mail. Le mot de passe de messagerie est demandé à chaque envoi et n'est jamais stocké dans GMP.
Le formulaire de saisie permet d'éditer les titres et messages du mailing avant tout envoi aux enseignants.
Imports et Exports
GMP propose plusieurs types d'imports et d'exports pour faciliter la collaboration avec les équipes disciplinaires et la préparation des réunions officielles.
| Type | Utilisation | Modifiable ? |
|---|---|---|
| Export — Liste de cours | Diffuser aux disciplines les cours prévus avant la répartition de service | Non (verrouillé) |
| Export — Répartitions | Permet aux équipes disciplinaires de réaliser leur répartition. Onglet Profs avec heures et HSA. Ré-importable dans GMP sans ressaisie | Partiellement |
| Export — TRM | Copie du tableau TRM pour les présentations en Conseil d'Administration | Oui |
| Export — Cours | Liste complète des cours au format Excel pour contrôle dans EDT ou traitements statistiques | Oui |
| Import — Répartitions | Placer le fichier dans _GMP Import → les cours sont mis à jour automatiquement | — |
| Import — Ancienne version | Restauration d'une sauvegarde datée depuis _GMP Sauvegarde, à tout moment | — |
| Import — Liste Professeurs | Importation de la liste des professeurs depuis EDT | Partiellement |
Résolution de problèmes
Récupération d'un fichier de sauvegarde
Excel bloqué ou « figé »
Dans certaines situations liées à la mémoire vive de l'ordinateur, Excel peut se bloquer. Suivre la procédure suivante :
Attendre environ 30 secondes
La mise à jour des swap mémoire de Windows peut résoudre seule la situation et redonner la main.
Si le blocage persiste : Gestionnaire des tâches
Appuyer sur Ctrl + Alt + Suppr, ouvrir le Gestionnaire des tâches et forcer la fermeture d'Excel.
Relancer GMP.exe
La dernière version enregistrée par l'enregistrement automatique est restaurée (si cette option était activée).
Demande d'assistance
Pour toute autre difficulté, contacter le service support en décrivant précisément le problème rencontré. En cas de bug logiciel, décrire la situation exacte dans laquelle le bug est apparu afin de faciliter son diagnostic et sa résolution.
Une licence
simple et transparente
GMP est un outil développé pour répondre aux besoins concrets des équipes de direction des EPLE. Sa tarification a été pensée pour rester accessible à tous les établissements.
Présentation de l'offre
GMP est distribué sous forme de licence annuelle par établissement. Une seule licence couvre l'ensemble des utilisateurs au sein de l'établissement (chef d'établissement, adjoint, DDFPT…). La licence inclut les mises à jour publiées au cours de l'année ainsi que l'accès au support technique.
L'application fonctionne entièrement en local sur les postes Windows équipés d'Excel 64 bits (version 2013 ou ultérieure). Aucun abonnement cloud, aucune donnée transmise à l'extérieur de l'établissement.
Tarif adapté à votre établissement
Le tarif est calculé en fonction de la taille de l'établissement, mesurée par le nombre d'élèves. Ce mode de calcul garantit une proportionnalité équitable entre établissements de petite, moyenne et grande capacité.
| Taille de l'établissement | Nombre d'élèves | Tarif annuel TTC |
|---|---|---|
| Petit établissement | Moins de 600 élèves | 80 € |
| Établissement moyen | De 600 à 1200 | 120 € |
| Grand établissement | 1200 et plus | 160 € |
Modalités de règlement
Le règlement s'effectue par virement ou mandat administratif, selon les procédures habituelles des EPLE. Une facture conforme aux exigences de la comptabilité publique est transmise à réception de la commande. Le renouvellement annuel est proposé en décembre pour l'année calendaire suivante.
Pour toute demande de devis, d'information complémentaire ou pour débuter une période d'essai, contacter le support par messagerie en indiquant le nom et le type de l'établissement: support@gmpeduc.fr.